Slide 1: Vai trò CS
CSS = Chăm sóc khách hàng sau mua. Áp dụng công thức CLARA cho mọi tương tác.
Claude hỗ trợ: ~35% (soạn nháp phản hồi, chuỗi chăm sóc D+3 → D+25, phân tích ticket/VOC)
Claude KHÔNG thay thế: xử lý khách giận dữ real-time, quyết định hoàn tiền vượt thẩm quyền, xử lý sự cố y tế (SLA 30PV)
Slide 2: Công thức CLARA — 5 bước chuẩn CS Vagataba V7.1
C — Calm / Confirm: Giữ bình tĩnh, không tranh luận; xác nhận lại mã đơn & vấn đề
L — Listen: Lắng nghe trọn vẹn nỗi lo của khách (đọc kỹ toàn bộ ngữ cảnh)
A — Acknowledge & Apologize: Thấu cảm cảm xúc & xin lỗi chân thành về trải nghiệm chưa trọn vẹn
R — Resolve: Đưa giải pháp cụ thể theo đúng chính sách & Quỹ Cắt Máu 3 tầng
A — Assure: Cam kết đồng hành, khẳng định mốc thời gian phản hồi tiếp theo
3 mẫu CLARA cốt lõi:
1. Chưa nhận hàng sau 5 ngày → tra cứu hành trình VTP/GHTK + thông báo giờ giao cụ thể
2. Chưa quen cách dùng / mùi vị → hỏi thăm + hướng dẫn pha chuẩn 2 muỗng (22g) với 150ml nước ấm 40–50°C
3. Muốn đổi trả / hoàn tiền → đồng cảm + kiểm tra điều kiện thực tế + xử lý giữ thiện cảm
Slide 3: Chuỗi chăm sóc D+3 → D+25 (4 mốc chuẩn + mở rộng Zalo OA)
4 mốc chăm sóc chủ động × 3 persona (mở rộng Zalo OA 6 mốc có thêm D+0 Welcome & D+35 Duy trì):
PERSONA 1: Bác 60+ tuổi tự đặt mua
PERSONA 2: Con gái 30 tuổi mua biếu mẹ
PERSONA 3: Con trai 35 tuổi mua biếu bố
D+3: Hỏi thăm nhận hàng + hướng dẫn pha chuẩn (2 muỗng = 22g hoặc 1 gói 22g + 150ml nước ấm 40–50°C)
D+10: Hỏi thăm cảm nhận bước đầu & thói quen dùng đều đặn mỗi ngày
D+20: Chia sẻ mẹo dinh dưỡng vận động tuổi trung niên - cao tuổi + câu chuyện khách hàng thực tế
D+25: Nhắc lịch sắp hết liệu trình + gợi ý tái mua (Combo 2 hộp 1.790.000đ hoặc Gói phối hợp 1.654.000đ)
Quy chuẩn: Mỗi tin <= 80 từ, giọng điệu lễ phép, ấm áp.
Tuyệt đối KHÔNG gọi TPBS Protein BNK là "sữa" hay "thuốc".
Slide 4: Cứu đơn hoàn + Upsell / Cross-sell chuẩn V7.1
Kịch bản cứu đơn hoàn (KHÔNG ép khách):
Khách: "Mua cho mẹ nhưng mẹ nói không cần dùng, cho chị gửi lại nhé."
Quy trình 4 bước:
1. Đồng cảm (Acknowledge): "Dạ em rất hiểu ạ, nhiều bác lớn tuổi ban đầu sợ con cháu tốn kém nên hay nói vậy ạ."
2. Tìm hiểu nguyên nhân: Bác chưa mở dùng thử, chưa quen vị đạm thực vật, hay đang ngại cách pha?
3. Giải pháp theo nguyên nhân:
- Chưa thử / ngại pha → hướng dẫn cách pha cực nhanh: 1 gói 22g (hoặc 2 muỗng) khuấy với 150ml nước ấm 40–50°C
- Chưa quen vị → gợi ý pha đúng nhiệt độ 40–50°C và thưởng thức khi còn ấm (Lưu ý: tuyệt đối KHÔNG hướng dẫn "pha với sữa" và không gọi SP là "sữa")
- Gia đình muốn tìm hiểu thêm → gửi bảng thành phần công bố & hướng dẫn sử dụng chi tiết
4. Nếu khách vẫn quyết định hoàn → tôn trọng tuyệt đối, hướng dẫn thủ tục hoàn thuận tiện nhất.
Upsell / Tái mua (chỉ áp dụng khi khách đã hài lòng):
3 gợi ý nhẹ nhàng (<= 60 từ/tin):
1. Combo 2 hộp TPBS Protein BNK: 1.790.000đ (tiết kiệm 120.000đ so với mua lẻ 955.000đ/hộp)
2. Gói phối hợp BNK (1 hộp Protein 955.000đ + 1 lọ Viên xương khớp 80 viên 699.000đ): 1.654.000đ
3. Mua 3 tặng 1 Protein BNK: 2.865.000đ (nhận 4 hộp cho cả ông và bà dùng đều đặn)
Slide 5: Ma trận Escalation & Quỹ Cắt Máu 3 tầng
| Tình huống | Thẩm quyền CSS | Chuyển cấp (CSTL / Dược sĩ / OM / KTT) |
|---|---|---|
| Hỏi cách pha, bảo quản, liều lượng in trên nhãn | ✅ Trả lời theo đúng SOP (22g + 150ml nước ấm 40–50°C) |
— |
| Đơn giao chậm > 5 ngày | Tra cứu đơn vị vận chuyển + hẹn giờ cụ thể | Báo FC nếu quá hạn > 7 ngày |
| Bù đắp trải nghiệm nhỏ (phí ship, quà tặng/voucher) | ✅ Tầng 1 (CSS): ≤ 100.000đ/case |
Tầng 2 (CSTL): > 100.000đ – 300.000đTầng 3 (OM + KTT): > 300.000đ (Trần quỹ ≤ 2% Net Revenue/tháng) |
| Khách hỏi bệnh nền / tương tác thuốc đang điều trị | "Dạ em xin phép chuyển Dược sĩ chuyên môn liên hệ tư vấn kỹ cho bác ạ" | ⚠️ Chuyển Dược sĩ chuyên môn (không tự suy đoán) |
| Khách báo phản ứng bất thường về sức khỏe (đau bụng, dị ứng, mệt...) | 🔴 DỪNG AI NGAY. Khuyên khách tạm ngưng dùng sản phẩm | 🚨 SLA Y tế 30PV: Báo CSTL < 15 phút; Dược sĩ + OM liên hệ khách tối đa trong 30 phút |
Slide 6: VOC Analysis — Phân tích phản hồi khách hàng (CS-05)
Prompt mẫu:
<role>Trưởng nhóm CSKH (CSTL) tại Vagataba.</role>
<context>Phân tích 50 phản hồi khách hàng trong tháng (đã ẩn danh SĐT/địa chỉ theo Luật BVDLCN 91/2025/QH15).</context>
<customer_feedback trust="untrusted">
[PASTE 50 PHẢN HỒI KHÁCH HÀNG ĐÃ ẨN DANH]
</customer_feedback>
<task>
1. Tỷ lệ cảm xúc (Sentiment): % Tích cực / Trung tính / Tiêu cực (kèm số lượng cụ thể).
2. Top 5 điểm khách hàng hài lòng nhất → đề xuất giữ vững và chuyển làm chất liệu cho MKT.
3. Top 5 điểm khách hàng phàn nàn hoặc thắc mắc nhiều nhất (mùi vị, độ tan, đóng gói, thời gian giao) → nguyên nhân gốc rễ.
4. Phân nhóm người mua: Con cháu mua biếu (28–45 tuổi) vs Người cao tuổi tự mua (55–75 tuổi).
5. Đề xuất 3 hành động cải tiến vận hành/sản phẩm trong tháng tới.
</task>
Slide 7: Ranh giới Pháp lý TPBS & TPBVSK cho CS
| Câu hỏi của khách | ❌ SAI (Cấm tuyệt đối) | ✅ ĐÚNG (Chuẩn Vagataba V7.1) |
|---|---|---|
| "Hộp Protein BNK này là sữa hạt phải không cháu?" | "Dạ vâng, sữa hạt tốt lắm ạ!" | "Dạ đây là Thực phẩm bổ sung Protein từ thực vật Bách Niên Kiện, giúp bổ sung đạm thực vật và dinh dưỡng hàng ngày, không phải là sữa ạ." |
| "Uống hộp Protein này có khỏi thoái hóa khớp không?" | "Dạ uống vào chữa đau khớp tốt lắm ạ" | "Dạ TPBS Protein BNK giúp bổ sung đạm thực vật, hỗ trợ duy trì khối cơ và thể trạng. Nếu bác muốn hỗ trợ giảm nguy cơ thoái hóa khớp chuyên biệt thì có dòng TPBVSK Viên xương khớp Bách Niên Kiện (699.000đ/lọ 80 viên), và cả 2 đều không phải là thuốc ạ." |
| "Mẹ chị bị suy thận / tiểu đường nặng, uống được không?" | "Dạ uống tốt chị ơi" | "Dạ với bệnh nền của bác, em xin phép ghi nhận để Dược sĩ chuyên môn liên hệ trao đổi kỹ, đồng thời gia đình nên tham khảo ý kiến bác sĩ điều trị ạ." |
| "Bác uống xong thấy nổi mẩn đỏ / khó chịu bụng" | Dùng AI trả lời mẫu hoặc bảo "uống tiếp sẽ quen" | 🔴 Kích hoạt SLA 30PV: Hướng dẫn bác tạm ngưng dùng ngay, báo CSTL trong < 15 phút để Dược sĩ + OM gọi trực tiếp trong ≤ 30 phút. |
Slide 8: FAQ Handling — Top 8 câu hỏi chuẩn V7.1
| # | Câu hỏi | Câu trả lời chuẩn (đưa vào KB Project VAGA-CS-CARE) |
|---|---|---|
| 1 | Pha thế nào cho đúng? | Pha 2 muỗng (22g) hoặc 1 gói 22g với 150ml nước ấm 40–50°C, khuấy đều và dùng ngay khi còn ấm. |
| 2 | Một hộp dùng được bao lâu? | Hộp 14 gói (mỗi gói 22g), dùng đều đặn 1–2 lần/ngày tùy nhu cầu bổ sung đạm hàng ngày. |
| 3 | Bảo quản ra sao? | Để nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp; gói đã mở nên dùng ngay. |
| 4 | Giá bán & Combo ưu đãi thế nào? | Lẻ 955.000đ/hộp 14 gói (~32.000đ/ngày hoặc 68.000đ/gói); Combo 2 hộp 1.790.000đ (tiết kiệm 120.000đ); Gói phối hợp BNK (1 hộp Protein + 1 lọ Viên xương khớp 80v) 1.654.000đ; Mua 3 tặng 1 Protein BNK 2.865.000đ. |
| 5 | Viên xương khớp BNK giá bao nhiêu? | TPBVSK Viên xương khớp Bách Niên Kiện: Lọ 80 viên giá 699.000đ, Hộp 20 viên giá 185.000đ. |
| 6 | Giao hàng mất bao lâu? | Nội thành 1–2 ngày, liên tỉnh 2–4 ngày làm việc. |
| 7 | Chính sách đổi trả thế nào? | Hỗ trợ đổi mới trong 7 ngày nếu sản phẩm lỗi bao bì/vận chuyển và còn nguyên seal trong. |
| 8 | Sản phẩm có phải là thuốc không? | Dạ không ạ, sản phẩm là Thực phẩm bổ sung / Thực phẩm bảo vệ sức khỏe, không phải là thuốc và không thay thế thuốc chữa bệnh. |
Slide 9: Phác đồ D+3 → D+25 & Triage Khiếu nại (§12 V7.1)
| Mốc | Hành động trọng tâm | Kênh | Mục tiêu |
|---|---|---|---|
| D+3 | Gọi hỏi thăm nhận hàng + hướng dẫn pha 22g + 150ml nước ấm 40–50°C |
Điện thoại / Zalo | Đảm bảo dùng đúng cách ngay từ đầu |
| D+10 | Nhắn hỏi trải nghiệm sau 10 ngày đầu tiên | Zalo OA | Phát hiện sớm rào cản sử dụng |
| D+20 | Chia sẻ mẹo dinh dưỡng & vận động tuổi 55–75 | Zalo OA | Nuôi dưỡng thói quen đều đặn |
| D+25 | Nhắc lịch sắp hết hộp + gợi ý Combo 1.790.000đ / Gói phối hợp 1.654.000đ |
Điện thoại / Zalo | Tái mua (Repeat Order) |
Phân luồng (Triage) khiếu nại:
| Phân loại | Quy trình xử lý bắt buộc |
|---|---|
| Lỗi vận hành (móp hộp, giao thiếu, chậm trễ) | Áp dụng CLARA → nhận ảnh xác minh → duyệt bù hàng / Quỹ Cắt Máu theo đúng 3 tầng thẩm quyền |
| 🔴 Sự cố Y khoa (dị ứng, đau bụng, phản ứng phụ) | SLA 30PV: Dừng AI ngay lập tức → khuyên khách tạm ngưng dùng → báo CSTL < 15 phút → Dược sĩ + OM liên hệ khách tối đa trong 30 phút |
Slide 10: Case Study CS [Ví dụ minh họa] + Bài tập
Case [Ví dụ minh họa] |
Trước khi chuẩn hóa | Sau khi áp dụng SOP V7.1 |
|---|---|---|
| Tỷ lệ tái mua (Repeat Rate) | 15% [Ví dụ minh họa] |
25% khi duy trì đủ 4 mốc D+3 → D+25 [Ví dụ minh họa] |
| Tỷ lệ cứu đơn hoàn (Rescue Rate) | 40% [Ví dụ minh họa] |
65% nhờ kịch bản CLARA 4 bước [Ví dụ minh họa] |
| Phân tích VOC hàng tháng | Làm thủ công rời rạc | Phát hiện sớm lỗi bao bì lô hàng để báo Kho cách ly kịp thời [Ví dụ minh họa] |
| Bài | CSS | CSTL | Điểm |
|---|---|---|---|
| 1 | Viết 3 phản hồi CLARA chuẩn V7.1 (0 vi phạm pháp lý) | Thiết kế Dashboard CS + 3 hành động cải tiến | /10 |
| 2 | Soạn chuỗi D+3 → D+10 → D+20 → D+25 cho 3 persona |
Phân tích nguyên nhân hoàn hàng + đề xuất phối hợp DVO/Kho | /10 |
| 3 | Kịch bản cứu đơn hoàn 2 tình huống (không gọi SP là "sữa") | Lập kế hoạch đào tạo CS mới 3 ngày (gồm Quỹ Cắt Máu & SLA 30PV) |
/10 |
| 4 | Xử lý 5 câu hỏi phân biệt TPBS Protein vs TPBVSK Viên xương khớp | Phân tích VOC 20 phản hồi mẫu bằng <customer_feedback trust="untrusted"> |
/10 |
Đạt: Tổng ≥ 28/40, mỗi bài ≥ 6/10, 0 vi phạm pháp lý TPBS/TPBVSK và SLA 30PV.